2. 3. 2. 2. Suche im Archiv

In Archiven lagern Quellen, von denen es in der Regel nur wenige, oft sogar nur ein einziges Exemplar gibt. Archivalien können deshalb nicht ausgeliehen werden und müssen vor Ort im Lesesaal konsultiert werden. Um ein Dokument in den Lesesaal bestellen zu können, muss mit Hilfe der Findmittel die Signatur des Dokuments ermittelt werden.

Bei der Suche nach Archivalien innerhalb eines Archivs gilt es zu beachten, dass die Strukturen und Ordnungen der Archive historisch gewachsen sind. Während Bestände im 19. Jahrhundert oft nach dem Pertinenzprinzip geordnet wurden, also nach Sachgebieten oder seltener auch nach Dokumententypen, folgen neuere Bestände dem Provenienzprinzip, d.h. sie sind nach ihrem Entstehungszusammenhang angelegt. In diesem Fall muss man sich also fragen, welche Personen oder Institutionen interessante Quellen produziert haben könnten.

In den letzten Jahren wurden viele Angebote zur Online-Recherche in Archiven geschaffen, die laufend weiter ausgebaut werden: Die meisten Archive stellen ihre Inventare oder sonstige Findmittel in Datenbanken online zur Verfügung, sodass die Archivbestände im Voraus durchsucht und interessante Unterlagen schon vor dem Archivbesuch vorgemerkt oder bestellt werden können. Manche Archive stellen ihre Dokumente sogar online zur Verfügung. Das Schweizerische Bundesarchiv z.B. digitalisiert auf Bestellung analoge Dossiers.

Zielführend für die Suche nach Beständen ist auch die Kontaktnahme mit den zuständigen Angestellten der Archive. Sie geben Auskunft über die vorhandenen Bestände, ihre Zugänglichkeit sowie die Recherchemöglichkeiten vor Ort oder im Internet.

Einige Akten unterliegen einer Schutzfrist und können erst eine gewisse Zeit (in der Regel 30 Jahre) nach ihrer Entstehung eingesehen werden. Akten über Personen sind aus Personenschutzgründen nicht oder nur mit einer Einsichtsbewilligung zugänglich. Privatarchive sind zudem nicht verpflichtet, ihr Archivgut öffentlich zugänglich zu machen.