Les archives abritent des sources dont il n'existe en général que quelques exemplaires, souvent même un seul. Les documents d'archives ne peuvent donc pas être empruntés et doivent être consultés sur place en salle de lecture. Pour pouvoir commander un document en salle de lecture, il faut déterminer la cote du document à l'aide des outils de recherche.
Lors de la recherche de documents d'archives au sein d'un service d'archives, il faut tenir compte du fait que les structures et les classements des archives ont évolué au fil du temps. Alors qu'au 19e siècle les fonds étaient souvent classés selon le principe de pertinence, c'est-à-dire par matière ou, plus rarement, par type de document, les fonds plus récents suivent le principe de provenance, c'est-à-dire qu'ils sont organisés en fonction de leur contexte de création. Dans ce cas, la question à se poser est : quelles personnes ou quelles institutions ont pu produire des sources intéressantes ?
Ces dernières années, de nombreuses possibilités de recherche en ligne ont été créées et continuent d'être développées dans les archives : la plupart des archives mettent leurs inventaires ou autres outils de recherche à disposition en ligne, dans des bases de données, si bien que les fonds d'archives peuvent être identifiés à l'avance et que les documents intéressants peuvent être réservés ou commandés avant de visiter les archives. Certaines d’entre elles mettent même leurs documents à disposition directement en ligne. Les Archives fédérales suisses, par exemple, numérisent des dossiers analogiques sur commande.
Pour une recherche ciblée, il est également utile de prendre contact avec les employés des archives. Ils vous renseigneront sur les fonds disponibles, leur accessibilité et les possibilités de recherche sur place ou sur Internet.
Certains documents sont soumis à un délai de protection (en général 30 ans) et ne peuvent être consultés qu'un certain temps après leur création. Pour des raisons de protection des personnes, les documents concernant des individus ne sont pas accessibles ou seulement avec une autorisation de consultation. Les archives privées ne sont en outre pas tenues de rendre leurs archives accessibles au public.
La loi sur les archives
L’accès aux archives est réglé en Suisse par la Loi sur l’archivage (LArch) qui prévoit un délai de communicabilité de 30 ans pour la plupart des dossiers et documents. Dans certains cas, la consultation de documents plus récents peut être sollicitée directement auprès des administrations publiques en vertu de la Loi sur la transparence (LTrans).
<div><details open class="closedonmobile"><summary><h2>Informations manquantes dans les inventaires d’archives en ligne</h2></summary><p>
<p>Du fait de la loi fédérale sur la protection des donnée (LPD), certaines archives oblitèrent de leurs inventaires en ligne toute une série de données relatives à des individus. Ces données – qui existent dans les inventaires imprimés - ne peuvent être consultée qu’en salle de lecture ou après un enregistrement à distance sécurisé auprès du service d’archive.</p></details></div>