La plupart des bases de données et des catalogues en ligne proposent différentes possibilités de recherche qui permettent d'élargir ou d'affiner la recherche.
Recherche simple
La recherche simple (également appelée "recherche rapide") est le mode de recherche le plus courant dans les catalogues en ligne et les bases de données. Avec la recherche simple, le terme saisi est recherché dans tous les champs avec lesquels sont décrits les documents. L'inconvénient de ce mode de recherche est le grand nombre de résultats obtenu et bien souvent, on obtient de nombreux résultats qui n'ont tout bonnement rien à voir avec le sujet recherché. Une recherche sur "Berne", par exemple, ne donne pas seulement des résultats sur la ville et le canton de Berne, mais répertorie également toutes les publications éditées à Berne et écrites par des auteurs s'appelant Berne.
Recherche avancée
La recherche avancée (également appelée "recherche combinée par mots-clés") permet d'effectuer des recherches selon des critères spécifiques :
- Recherche par mot-clé dans le titre : tous les documents dont le titre contient le terme recherché sont affichés. L'inconvénient est que certaines publications pertinentes ne contiennent pas le terme dans le titre et ne peuvent donc pas être trouvées de cette manière.
- Recherche par mot-clé du thème : seuls les documents qui ont été indexés avec le terme recherché sont affichés. Ce type de recherche n'est souvent pas très efficace, car on ne sait pas quels mots-clés ont été attribués. Il est donc recommandé de rechercher au préalable des mots-clés via la recherche par index.
- Recherche par index la recherche par index permet de feuilleter différentes listes (par ex. auteur, titre, mot-clé) afin de trouver les mots-clés correspondants.
- Recherche par format : dans la plupart des catalogues, il est possible de limiter la recherche à un type de média/de publication ou à un format spécifique.
Recherche à facettes
La recherche à facettes permet d'affiner les résultats de recherche en filtrant selon certains critères (ou facettes). Les critères peuvent être par exemple des périodes historiques, des thèmes, la langue de publication, la date de parution ou le format de la publication. La recherche par critères succède souvent à la recherche simple afin d'affiner davantage les résultats obtenus.
Facettes dans le catalogue Swisscovery
Le terme de recherche « Hypnose » a généré 3606 résultats dans le catalogue Swisscovery, A l'aide des différentes facettes sur la gauche, il est possible d'affiner la recherche.
Recherche par plan d’archivage
Outre les modes de recherche mentionnés, les archives proposent souvent une recherche par plan d'archivage, c'est-à-dire la possibilité de naviguer dans la structure hiérarchique des archives et d'accéder ainsi graduellement aux fonds d'archives. Lors de la recherche numérique dans les archives, il faut garder à l’esprit que même si de nombreux services d’archives proposent désormais des catalogues en ligne, tous les fonds n’y sont toujours pas répertoriés de manière détaillée. Certains inventaires ne sont disponibles que sous forme de registres manuscrits ou d'inventaires imprimés (pour davantage de conseils sur la recherche par plan d’archivage, voir Recherche dans les archives)
Chercher efficacement
La troncature permet d'élargir une recherche à tous les termes qui ont une partie d’un mot en commun. Il est ainsi possible de rechercher des orthographes différentes ou de rechercher simultanément le singulier et le pluriel d'un mot. Le plus souvent, le « ? » (point d'interrogation) est utilisé pour substituer un seul caractère et l'astérisque (*) pour remplacer un nombre indéfini de caractères
| Ordre de recherche | recherche avec |
|---|---|
| psych* | psychiatre, psyché, psychomoteur, etc. |
| *logue | catalogue, medialogue, philologue, etc. |
| spag*etti* | Spagetti, Spaghetti, Spaghettini etc. |
| wom?n | woman, women |
| m??er | Maier, Mayer, Meier, Maler, Moser etc. |
| wom?n* | woman, women, womanist etc. |
Informations manquantes dans les inventaires d’archives en ligne
Du fait de la loi fédérale sur la protection des donnée (LPD), certaines archives oblitèrent de leurs inventaires en ligne toute une série de données relatives à des individus. Ces données – qui existent dans les inventaires imprimés - ne peuvent être consultée qu’en salle de lecture ou après un enregistrement à distance sécurisé auprès du service d’archive.